Projekt Elektronische File/Dokumentation (ED) an der Technischen Universität Delft

Ende 2007 beauftragte der Vorstand von der TU Delft uns damit die Qualität des sowohl digitalen als auch physischen Dokumentenflusses zu verbessern. Um dieses Projekt aus zu führen wurde das Programm „Dokument Management“ (DM) errichtet. Das Programm besteht aus zwei Teilen. Erstens konzentrieren wir uns auf die Einhaltung der Information-Management-Entscheidungen, die 1999 vom Vorstand festgelegt wurden. Zweitens ist das Programm ausgerichtet für die Implementierung von ED1. Das ED-Projekt steht für die Digitalisierung von Dokumenten innerhalb der TU Delft. Das Ziel des Projekts ist: "Die Realisierung eines Dokumenten-Management-Systems."

Als Software für dieses Dokument-Management-System wurde Decos gekauft. "Elektronische Dokumentation" ist die Interpretation der Regeln, Prozesse und Verfahren, um Dokumente innerhalb Decos zugänglich zu machen. Anschließend wird der Begriff ED verwendet.

Die Einführung der ED betrifft die gesamte Universität (ca. 5.000 Festangestellte und 25.000 Studenten). Neben allen Teilen der Universitätsdienste sind auch alle Fakultäten der betroffen. Die Einführung von einer ED kann auf verschiedenen Weisen realisiert werden.

In der 1. Phase wird begonnen mit dem Zentralisieren der Scan-Anlage zur Unterstützung des eingehenden Postprozesses, der Digitalisierung des Post-Flusses „post goes digital "und der Umstellung von der alten Postregistrierung zur neuen ED-Registrierung.

Die TU Delft entscheidet sich auch für die elektronische Erfassung der spezifischen DU-Prozesse so wie Verträge, Studentendateien oder Aufzeichnungen von Sitzungen (die sogenannten „Specials“). Abteilungen können unter Umständen auch Verpflichtung aus anderen Prozessen festlegen wollen.