Elektronische Unterschrift

Bei vielen Unternehmen wächst der Wunsch, so viel wie möglich digital zu arbeiten. Das Ausdrucken und physische Unterschreiben von Dokumenten muss deshalb auch, soweit wie möglich, digital gelöst werden. Mit der Elektronischen Unterschrift von Decos können Sie Prozesse jetzt vollständig digitalisieren.

Ihre Firma versendet viele Briefe. Hierfür erstellt ein Mitarbeiter z. B. ein Dokument in Microsoft Word. Das Dokument wird mehrfach ausgedruckt, unterschrieben, registriert, gescannt und zum Schluss verschickt. Dies ist ein arbeitsintensiver und zeitraubender Vorgang. Sie haben leider keine andere Wahl: Ein Dokument ist nur dann rechtsgültig, wenn es mit einer Unterschrift versehen ist. Jedenfalls dachten Sie das!

Decos Elektronische Unterschrift

Die elektronische Unterschriftenfunktion von Decos D5 erfüllt alle Bedingungen der europäischen und niederländischen Gesetzgebung auf diesem Gebiet. Dank der elektronischen Unterschrift können Ihre Prozesse in Decos vollständig digital bearbeitet werden. Die digitale Verarbeitung Ihrer Dokumente wird hierdurch viel effizienter.

Wenn ein Mitarbeiter ein Dokument erstellt hat und es in Decos speichert, kann er es mithilfe des Sign&Seal-Konzepts digital unterschreiben. Das Dokument wird in ein PDF-Format umgewandelt und mit einer digitalen Unterschrift versehen. Das Dokument kann anschließend nicht mehr geändert werden, wodurch die Authentizität gewährleistet ist. Daneben besteht die Möglichkeit, die Abbildung einer physischen Unterschrift auf dem Dokument zu platzieren. Es ist auch für andere Mitarbeiter möglich, das gleiche Dokument zu unterschreiben. Wenn alle Unterschriften platziert sind, wird das Dokument verschlüsselt und kann digital verschickt werden.

Natürlich können Sie die elektronische Unterschrift auch bei der digitalen Verarbeitung Ihrer Rechnungen einsetzen.

Vorteile der Elektronischen Unterschrift

• Ihre Prozesse sind vollständig automatisiert
• Die Authentizität der Dokumente ist gewährleistet
• Dokumente können nicht mehr geändert werden
• Sichere und zuverlässige Dokumentverwaltung
• Effizientere Bearbeitung all Ihrer Dokumente
• Vollständig digitale Dokumentverwaltung
• Persönliche Identifikation